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Ein Notfallkoffer kann den Unternehmensbestand sichern

CARMAO Infoletter Notfallkoffer
Der Geschäftsführer eines Familienunternehmens fällt plötzlich durch eine schwere Krankheit aus. Er ist entscheidungsunfähig. Wer übernimmt nun seine Aufgaben, gibt es Vollmachten, Einsicht in Passwörter? Es stellen sich zahlreiche Fragen, die zur Weiterführung des Unternehmens existenziell sind. Es empfiehlt sich für Geschäftsführende daher ein Notfallkoffer. Doch wie packe ich diesen und was befindet sich alles darin?

Gerade in kleinen Unternehmen liegen die Zuständigkeiten für zum Beispiel Bankgeschäfte oft auf Inhaber-Ebene. Damit ein Unternehmen auch bei einem plötzlichen Ausfall der bis dato verantwortlichen Person „überlebensfähig“ bleibt, müssen entsprechende Notfallmaßnahmen getroffen werden, die im Falle eines Falles die Mitarbeitenden, die Familie und weitere Betroffene absichern bzw. „Erste Hilfe“ leisten. Und letztlich darf diese Art Absicherung keine Frage des Alters sein. Es gilt, sich frühzeitig damit zu beschäftigen.

Notfallmanagement im Sinne der Unternehmensresilienz

Der Notfallkoffer ist Teil des Notfallmanagements, was wiederrum ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensresilienz ist. Es sollte immer die Unternehmenssicherung im Fokus stehen. Vertretungen für den Ernstfall müssen zuvor per Vollmacht, z. B. per Prokura, geregelt sein. Zudem sollte festgehalten werden, welche Personen zu informieren sind und welche Akutmaßnahmen für die Weiterführung des Unternehmens ergriffen werden müssen. Sinnvoll ist es außerdem – insbesondere bei Familienunternehmen – wenn die verantwortliche Person die wesentlichen anstehenden Entscheidungen und Maßnahmen im Detail mit ihrer Familie bespricht und die jeweiligen Rollen bzw. Zuständigkeiten im Notfallplan definiert. Auch weitere wichtige Verantwortliche oder enge Vertraute innerhalb des Unternehmens sollten dabei einbezogen werden.

Der Notfallkoffer beinhaltet alle wichtigen Dokumente, Handlungsanleitungen und vieles mehr.

Ich packe meinen Koffer und nehme mit:
• Vollmachten, die Nachfolger oder Vertreter benötigen, um die Geschäfte weiterzuführen (Privatvollmacht, Kontovollmacht, Handlungsvollmacht oder Prokura)
• Alle wichtigen Passwörter und PIN-Nummern
• Wichtige Geschäftsdokumente: Kundenlisten, Fristen, Lieferanten, Versicherungspolicen, Geschäftspartner etc.
• Alle Schlüssel müssen verfügbar und die Zugehörigkeit muss ersichtlich sein (ggf. Zweitschlüssel)
• Übersicht über die Aufbewahrung der personenbezogenen Unterlagen (Testament, Gesellschaftsvertrag und Patientenverfügung)
• Notfallplan für die ersten Schritte

Dabei gilt: Es gibt nicht den einen Notfallkoffer. Der Notfallplan und alle damit verbundenen Maßnahmen müssen individuell auf das Unternehmen und die entsprechenden Gegebenheiten zugeschnitten werden. Die CARMAO GmbH bietet auch hier Beratung, Dienstleistungen und Seminare an. Die Schwerpunkte liegen dabei in den Bereichen Unternehmensresilienz bzw. organisationale Resilienz nach ISO 22316, Informationssicherheit, Risikomanagement, Business Continuity Management (BCM), Datenschutz & Compliance, Datacenter Solutions u.v.m.

Sprechen Sie uns unverbindlich an unter 06431-2196-0 oder kontakt@carmao.de.

Ich wünsche Ihnen weiterhin schöne Sommertage und neben einem Notfallkoffer auch einen gepackten Reisekoffer.

Ihr
Ulrich Heun
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Nächstes CARMAO Hofgespräch am 25.08.2022

Merken Sie sich doch schon einmal den nächsten Termin für interessante Informationen und netten, fachlichen Austausch bei unserem Hofgespräch im August vor.
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Ulrich HeunUnsere Webcasts: starker Input - kurz gefasst
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Wir stellen vor
Heute: Meenakshi Gardezi, Werkstudentin zur kaufmännischen Unterstützung bei der CARMAO GmbH
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Wie sind Sie zur CARMAO gekommen und wie lange arbeiten Sie schon hier?
Durch das Jobportal der THM Gießen bin ich auf das Unternehmen aufmerksam geworden. Als ich mir die Aufgaben angeschaut habe, habe mich sofort angesprochen gefühlt und auf die Stelle beworben.
Ich bin jetzt 8 Wochen bei der CARMAO tätig und habe gar nicht gemerkt, wie die Zeit vergangen ist.

Was sind Ihre Tätigkeiten und was macht Ihnen am meisten Spaß?

Ich unterstütze bei den regelmäßigen Prüfungen von Projektbuchungen, Zeiterfassungen sowie weiteren kaufmännischen Aufgaben wie Kostenberechnung oder Recherchen. Bei den Prüfungen gefällt mir die nötige Präzision, aber die Kostenberechnungen in bestimmten Bereichen haben wir bisher am meisten Spaß gemacht.

Womit suchen Sie in der Freizeit den Ausgleich?
Wenn ich Zeit mit meiner Familie genieße, vergesse ich den Stress der Arbeit. Dann koche ich mit meiner Mutter oder auch manchmal allein und wir genießen die Zeit danach zusammen. Außerdem entspanne ich mich sehr gerne mit Musik. 

 
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